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什么是会展组织
会展组织是指在会展活动过程中，为实现会展目标所形成的相关特定组织以及组织设计会展活动的连续过程。
会展组织的特点
- (一)实现性
组织不是一个抽象的名词，而是体现人群结合的体系和人群活动的模式。有效组织必须做到为员工创造一个最佳的内部环境，协调员工关系以达到统一致，齐心协力，运用人力与物力实现企业目标。
- (二)整体性
组织是一个团体所要实现目标的工具，同一组织中不同层次的员工构成了领导与被领导的关系，这种从属关系在一定程度上影响员工的心理反应，而组织目标的实现不是依靠个人的能力所能完成的，它是整体智慧的结晶。从这个意义上说，有效率的组织必须确保员工心理上的统一和力量上的凝聚。
- (三)反应快速
高效组织必须做到使内部信息快速传递，以提高企业经营效益，确保企业经营活力。对会展组织者来说，如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等，围绕企业经营目标有效营运起来是其面临的重要问题之一。合理而高效的组织形式将是确保组展活动正常运行的前提条件，组展质量如何、效率如何、效益如何，都与组织工作的开展密切相关。
会展组织的要素
会展组织是通过优良的管理与服务创造具有一定品牌的展会，实现最大的经济价值和社会价值。会展组织作为一个系统，一般包含以下要素：
- 1．会展目标
制定准确的目标是会展取得成功的必要条件。所谓会展目标，是指会展的利益相关方根据营销战略、市场条件和会展情况制定明确、具体的会展目的，并期望通过会展活动达到自己的目的。会展组织的目标就是实现经济和社会效益的最佳组合。
大型会展(如世博会)的目标相当复杂，有资料显示，各国参加世博会，首先考虑的是政治因素，其次是经济因素，然后才是社会文化因素。从某一企业或单位的角度来说，设定会展目标尤为重要。
会展目标是会展策划、筹备、展出、后续等一系列工作的方向，也就是评价每一项工作的基础和标准。因此，应瞥充分考虑遵循市场规律和经营原则，重视会展目标并做好会展目标的制定工作。
- 2．会展人员
广义的会展人员指参加会展活动的一切人员，既包括组织中的管理人员，又包括组织中的被管理人员。从会展组织的角度来讲，会展人员主要指管理人员。建立良好的人际关系是会展组织系统的基本条件和要求。
对于会展策划人员来说，在会展活动中，不仅要能对人、财、物、事统筹安排，而且还应该具有一定的组织能力，包括对内部组织的调配和对外部组织的协调，以此达到共同策划、实施会展活动的目的。
- 3．岗位职责
职责是指某项职位应该承担的责任。由于会展活动所接触的人员十分广泛，如国际性的会展活动更是具有人员层次高、影响大等特点，所以会展活动每个岗位的责任都比较大。从规范性、科学性的角度来说，会展活动中的每一个工作岗位都有具体的岗位职责，如何制定、宣传、组织、落实这些岗位职责，对于会展活动的策划组织者来说尤其重要。
- 4．协调整合
会展组织工作是一个持续不断的过程，是维持与变革会展组织结构，并使其发挥作用、完成会展工作目标的过程。按照会展组织工作的逻辑顺序，首先必须明确实现会展组织目标所必需的各种活动；其次是要对会展过程中所必需的各种活动进行组合；最后，组织工作还必须从纵横两个方面对组织结构进行协调和整合，以达到务实、高效的会展运作目的。
会展组织的目的
在于在会展过程中形成整体力量，以完成单独个人力量的简单总和所不能完成的各项展示活动，实现不同于个人目标的组织总体目标。会展组织存在于会展工作的各个方面。会展组织的核心目的是建立一个结构比较优化的会展组织结构，在尽可能减少组织成员数量的同时，高效完成组织担负的任务。
会展组织的最高追求是能够吸引更多的客户来参加展示活动，并通过优良的服务创造具有一定品牌的展会，实现最高的经济价值和社会价值。因此，会展组织的目的也必须为实现这个目标而服务，确保组织结构呈现灵活、高效、创新、服务的特点。
会展组织结构类型
1．直线型组织结构(见图)。组织中每一位管理者对其直接下属有直接职权；组织中每一个人只能向一位直接上级报告；管理者在其管辖的范围内，有绝对的职权或完全的职权。
直线型组织结构的优点是结构比较简单，权力集中，责任分明，命令统一，联系便捷。缺点是在组织规模较大的情况下所有管理职能都集中由一个人承担，是比较困难的；部门间协调差。
2．职能型组织结构(见图)。采用按职能分工实行专业化的管理办法，各职能机构在自己业务范围内可以向下级下达命令和指示，直接指挥下属。组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构，分担某些职能管理的业务。
职能型组织结构职能型组织结构的优点是，由于吸收专家参加管理，减轻了上层管理者的负担，使他们有可能集中注意力以实行自己的职责。能够适应现代组织技术比较复杂和管理分工较细的特点。缺点是多头领导妨碍了组织的统一指挥，不利于明确划分职责与职权；各职能机构往往从本单位的业务出发考虑工作，横向联系差；对于环境发展变化的适应性差，不够灵活；强调专业化，使管理者忽略了本专业以外的知识，不利于培养上层管理者。
3．直线—参谋型组织结构。按照组织职能来划分部门和设置机构，实行专业分工；把组织管理机构和人员分为两类，一类是直线指挥部门和人员，一类是参谋部门和人员。直线部门和人员在自己的职责范围内有决定权，对其所属人员的工作实行指挥和命令并负全部责任。职能部门则是直线主管的参谋，只能对下级机构提供建议和业务指导，没有指挥和命令的权力。
直线—参谋型组织结构的优点是各级直线管理者都有相应的职能机构和人员作为参谋和助手，因而能够对本部进行有效管理，以适应现代管理工作比较复杂而细致的特点。每个部门都是由直线人员统一指挥，这就满足了现代组织活动需要统一指挥和实行严格的责任制度的要求。缺点是下级部门的主动性和积极性受到限制，部门之间互通情报少。职能部门与直线部门之间目标不一致时，容易产生矛盾。
4．直线—职能参谋型组织结构(见图)。结合了直线参谋型组织结构和职能型组织结构的优点，是在坚持直线指挥的前提下，为了充分发挥职能部门的作用，直线主管在某些特殊的任务上授予某些职能部门一定权力，使他们在权限范围内直接指挥下属直线部门。
5．事业部组织结构(见图)。各事业部有各自的产品和市场，实行独立核算。事业内部则在经营上拥有自主权和独立性。
8．虚拟组织。虚拟组织与传统的实体组织不同，它是围绕核-心能力，利用计算机信息技术、网络技术及通信技术，与全球企业进行互补、互利的合作，合作目的达到后，合作关系随即解散。以此种形式，能够快速获取处于全球各处的资源，为我所用，从而缩短“从观念到现金流”的周期。不仅如此，灵活的虚拟组织，可避免环境的剧烈变动给组织带来的冲击。
会展组织的一般环境
外部环境对会展组织的活动均会或多或少地产生一定影响。影响有直接或间接的区别，程度有深浅之分，大致可归纳为政治、社会文化、经济和技术四个方面。
- (一)政治环境
政治环境包括一个国家的社会制度，执政党的性质，政府的方针、政策、法令等。不同的国家有着不同的社会制度，不同的社会制度对组织活动有着不同的限制和要求。即使社会制度不变的同一个国家，在不同时期，由于执政党的不同，其政府的方针特点、政策倾向对会展组织活动的态度和影响也是不断变化的。对于这些变化，会展组织必须通过对政治环境的研究，了解国家和政府目前禁止组织干什么、允许组织干什么、鼓励组织干什么，从而使组织活动符合社会利益，受到政府的保护和支持。
- (二)社会文化环境
社会文化环境包括一个国家或地区的居民教育程度、文化水平、宗教信仰、风俗习惯、审美观念、价值观念等。文化水平会影响居民的需求层次；宗教信仰和风俗习惯会禁止或抵制某些活动的进行；价值观念会影响居民对组织目标、组织活动以及组织存在的态度；审美观念则会影响人们对组织活动内容、活动方式以及活动成果的态度。因此，在建立会展组织的过程中，要充分考虑社会文化环境对会展组织及会展过程的影响。如终端消费品的展出受所在城市消费偏好和消费水平的影响，所以往往选择人口较多、消费水平较高的城市。而中间产品则需要依托所在城市的产业资源、环境资源(包括重视程度、休闲环境)等。
- (三)经济环境
经济环境是影响组织、特别是作为会展组织的企业活动的重要环境因素，主要包括宏观和微观两个方面的内容。
- 1．宏观经济环境
主要包括一个国家的人口数量及其增长趋势、国民收入、国民生产总值及其变化情况，以及通过这些指标能够反映的国民经济发展水平和发展速度。如人口众多为会展企业经营提供了丰富的劳动力资源，决定了总的市场规模；经济的繁荣显然能为会展企业的发展提供机会，而宏观经济的衰退则可能给所有经济组织带来生存困难。此外，国家的开放程度、社会治安状况也是十分重要的因素。近几年来，我国的会展业迅速发展，与我国的经济发展、社会稳定、人民群众文明素质不断提高等有着密切联系。
- 2．微观经济环境
主要包括会展企业所在地区或举办会展地区消费者的收入水平、消费偏好、储蓄情况、就业程度等因素。这些因素直接决定着企业目前及未来的市场大小。
假定其他条件不变，一个地区的就业越充分，收入水平越高，那么该地区的购买能力就越强，对某种活动及其产品的需求就越大。一个地区的经济收人水平对其他非经济组织的活动也有重要影响。比如，一个城市在温饱没有解决之前，居民很难考虑到购买私家车，因此，在这样的城市举办汽车展，不仅门票收入低，汽车的现场销售也有很大的困难。因此，大型和综合会展往往选择经济环境比较好的城市。我国形成的三个会展产业圈均位于大型城市和沿海地区，正说明了这个道理。
- (四)技术环境
任何组织的活动都需要利用一定的物质条件，这些物质条件反映着技术水平的先进程度，并影响利用这些条件的组织的活动效率。技术环境对会展企业的影响也比较明显。会展的技术环境主要包括成功举办会展的经验，举办会展所在城市交通、住宿、服务等方面的状况。如果一个城市从来没有举办过会展，那么承办大型会展就具有较大的难度。如果一个城市的交通十分不便，甚至会展场馆周围连车位都不够，那么举办会展的技术环境显然不理想。
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